【書評】はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

今年の春から社会人となり、学生の頃よりも公私ともに自分自身に降りかかるタスクの量が増えたように感じます。それにともない、感じるストレスの量も学生の頃よりも多くなった気がします。そんな中、出会ったのがこの一冊。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

本書は、我が身に降りかかるタスクの山を、いかにして効率よく処理していくかを述べたもの。監訳は百式管理人の田口元さんです。本ブログでは、この『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』のエッセンス部分を紹介したいと思います。

100SHIKI | 世界のアイデアを日替わりで

スポンサーリンク

■ GTDを身につけると、目の前の作業に集中が出来る

「Getting Things Better」の頭文字をとってGTDと呼ばれています。この手法を身につけると、人生における「すべての気になること」を完全に把握し、目の前の作業に集中することが出来るようになります。

■ GTDの概要

本書の(GTDの)要点は、以下の3点に集約することが出来ます。

1．頭のなかの「気になること」をすべて頭の外に追いだそう
2．それらすべての「気になること」について、求めるべき結果と次にとるべき行動を決めよう
3．そうして決めた、とれべき行動を信頼できるシステムで管理し、定期的に見なおそう

「すべてのやりたいこと」を頭の外できっちり把握している人はほとんどいませんが、この3点をしっかり守ることで、誰もがそれを成し遂げることができるようになるのです。

■ 「気になること」を100%収集しよう

何を収集すべきか、どう効率的に収集すべきかを知っていれば次の「処理」もスムーズに行うことができるようになります。日々のこまごまとした「気になること」から来るストレスから解放されるには、やらなければならないことの「すべて」を完全に把握し、近いうちに必ず処理とレビューをするという安心感を手に入れる必要があります。

■ 収集ツール

「気になること」のすべてを収集するには、アナログからデジタルまで、さまざまな種類のツールを使うことができます。これをGTDではINBOXと呼びます。INBOXの種類は以下のようにさまざまなので、自分に合ったものを使うと良いでしょう。

・書類受け
・手帳やノート
・パソコンのメモ帳
・音声記録ツール
・メール
・その他のハイテク機器

アナログ・デジタルを問わず、これらはどれもINBOXとして利用でき、有用な情報や、やらないといけないことを集めておくことができます。私は、iPhoneとMacのアプリケーションを使ってINBOXを構築しています。

■ 収集のコツ

INBOXを用意しただけでは、収集がうまくいくとは限りません。ほとんどの人は、何らかの収集ツールを持ってはいますが、あまり使いこなせていないように思います。収集のステップを効率よく行うためには、次の3つに気をつける必要があります。

1．すべての気になることを頭の外に出汁、収集システムに取り込む
2．INBOXの数は必要最小限にする
3．INBOXを定期的に空にする

▶ すべてを頭の外に

脳の中ですべてのことを把握しておこうという人はINBOXを活用しようという気にならないと思います。しかし、頭のなかに「気になること」を保存しておくことこそがムダなのです。すべてを頭の外に取り出し、INBOXに集めることではじめて、効果的なシステムが機能しはじめるのです。収集ツールは生活の一部にすべきもの。肌身離さず持ち歩き、自分にとって意味のありそうなことをすべて記録しておく必要があるのです。そういった意味で私は、iPhoneを収集ツールに選びました。

▶ INBOXの数は最小限に

INBOXの数は、自分の管理能力を超えないよう、必要最小限にするのがポイントです。気になることがいつどこで現れるのかわからないので、どんな状況下でも収集できるようにしておかなければなりません。ただ、集める場所が多すぎると「処理」が煩雑になったり、定期的に行うのが難しくなったりしてしまいます。仕事や生活がどんどん高度化している現代では、アイデアや情報を集めるツールをあらかじめ決めておくべきだと思います。自分の生活のスタイルにあわせて必要最小限のツールを選びましょう。

▶ INBOXは定期的に空に

さまざまな情報やアイデアを集めたINBOXは、定期的に「処理」を行って空にしておかなくてはなりません。そうしないと、INBOXはすぐにあふれだし、その機能を果たさなくなってしまいます。しかし、ここで注意したのは、INBOXを空にするというのは、収集したものについてそれらを「完了」させることではないということです。そうではなくて、収集したものひとつひとつについて必要な判断を下し、とるべき行動を見極めるということなのです。

スポンサーリンク

■ GTDを使うことでタスクによるストレスを軽減

さいごに。GTDを習得することでどんどん降りかかるタスクによるストレスを軽減することができます。

本ブログではGTDのエッセンスとなる部分を紹介しました。GTDを習得することで、社会人にどんどん降りかかるタスクを軽減することができるようになると思います。また、ブログでは紹介しきれなかった、GTDを活用するツールなどについては、書籍に詳しく説明があるので、「もっと知りたい」という方は是非書籍を購入してみてください。新社会人必携の一冊だと思います。

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

▶ 次回予告

GTD実践編 Any.DOを使ったタスク管理
Any.DO でプライベートと仕事、すべてのタスクを管理しよう - 新卒社会人が感じたことを書くブログ

▶ この記事を読んだあなたにオススメの記事

Evernoteを3年以上愛用している愛好家が語る とにかくシンプルなEvernoteの使い方 - 新卒社会人が感じたことを書くブログ